먼저 구조부터 고르세요. 개인 업무나 한 가지 흐름을 관리한다면 작업 페이지와 상태·담당자·마감일을 가진 데이터베이스 하나면 충분합니다. 여러 프로젝트마다 별도 책임자·진행 상태·일정이 필요하면 Notion의 Projects & Tasks 템플릿처럼 프로젝트 DB와 업무 DB를 관계로 연결하세요. 아래 예시대로 만들면 상태 보드, 내 업무, 기한이 지난 업무를 같은 데이터에서 나눠 볼 수 있습니다.
업무 DB 하나로 시작할지, 프로젝트 DB까지 만들지 고르세요
처음부터 속성을 많이 만들 필요는 없습니다. 업무 제목·상태·담당자·마감일을 한 곳에서 보고 싶다면 할 일 DB 하나로 시작합니다. 프로젝트 자체에도 책임자, 상태, 시작·종료일, 목표가 있고 프로젝트마다 업무를 묶어야 할 때 두 DB를 연결합니다. Notion 공식 가이드도 단순 할 일 목록, Projects & Tasks, Projects·Tasks·Sprints 템플릿을 서로 다른 용도로 구분합니다.
| 상황 | 추천 구조 | 이렇게 시작 |
|---|---|---|
| 개인 업무 또는 작은 단일 프로젝트 | 업무 DB 하나 | 할 일·상태·담당자·마감일을 만들고 표와 상태 보드로 나눠 봅니다. |
| 여러 프로젝트를 함께 운영하고 프로젝트별 업무·책임자를 보고 싶음 | Projects & Tasks 두 DB | Notion 템플릿을 불러와 업무와 프로젝트 관계를 확인한 뒤 필요한 속성만 남깁니다. |
| 엔지니어링팀이 기간을 정한 반복 주기로 우선순위 업무를 관리함 | Projects, Tasks & Sprints 템플릿 | 이미 스프린트 계획과 회고를 운영할 때만 스프린트 DB를 추가합니다. |
선택 기준: 프로젝트마다 일정·담당자·진행 상태를 따로 관리해야 하나요? 그렇다면 프로젝트 DB를 분리할 이유가 있습니다. 프로젝트 이름으로만 업무를 분류해도 충분하다면 처음에는 업무 DB의 선택 속성으로 두세요. 표를 유지하는 사람이 설정을 감당할 수 있어야 실제로 계속 씁니다.
기존 Excel·CSV 업무 목록을 옮길 계획이라면 속성과 중복 반입을 먼저 점검하세요. Notion CSV를 시험 가져오고 업무ID로 검산하는 안내에 기존 행을 갱신하지 않고 새 행을 추가하는 가져오기 방식과 복구 절차가 있습니다.
업무 표에는 꼭 쓰는 속성만 둡니다
새 Notion 페이지에서 데이터베이스를 만들고 제목 열을 업무명으로 사용합니다. 이어서 다음 속성을 추가하세요. 한국어 UI에서는 이름이 번역되어 보일 수 있으므로 괄호 안 영문은 속성 유형을 찾을 때 참고합니다.
| 속성 | 유형 | 실무 규칙 |
|---|---|---|
| 업무명 | 제목(Title) | 행동과 결과를 함께 적습니다. 예: “신규 안내 페이지 모바일 문구 검수”. |
| 상태 | Status | 기본 세 구간으로 시작합니다: 할 일, 진행 중, 완료. 보류가 반복될 때만 보류 상태와 재검토일을 추가합니다. |
| 담당자 | Person | 최종 책임자를 한 명 지정합니다. 함께 돕는 사람이나 검토자는 업무 페이지 본문에 적습니다. |
| 마감일 | Date | 외부 약속 또는 팀이 합의한 날짜를 기록합니다. 아직 정하지 못했으면 임의 날짜를 넣지 말고 미정 업무 보기에서 결정합니다. |
| 프로젝트 | Select, 필요할 때만 | 작은 표에서는 프로젝트 이름으로 분류합니다. 프로젝트별 속성을 따로 관리해야 할 때 Relation으로 바꿉니다. |
우선순위는 모든 업무를 P1로 표시하는 장식이 되기 쉽습니다. 실제로 매일 같은 팀이 순서를 조정한다면 중요·보통·낮음처럼 세 단계만 추가하고, 마감일과 우선순위가 충돌했을 때 누가 최종 순서를 정하는지 합의하세요. 상태와 우선순위는 다른 값입니다. 상태는 지금 어디까지 왔는지, 우선순위는 무엇부터 할지 나타냅니다.
업무명·다음 행동·완료 기준을 예시처럼 채우세요
“회의”, “마케팅”, “자료”처럼 명사만 남으면 다음 사람이 무엇을 해야 하는지 알 수 없습니다. 업무를 받는 순간 행동과 산출물을 제목에 적고, 업무 페이지 본문에는 필요한 맥락을 남깁니다.
| 업무명 | 상태 | 다음 행동 | 완료 기준 |
|---|---|---|---|
| 신규 안내 페이지 모바일 문구 검수 | 할 일 | 휴대전화 폭에서 버튼·표 문구를 확인 | 잘림 수정 후 운영 링크로 재검수 |
| 월간 캠페인 결과 표 확정 | 진행 중 | 누락된 전환 집계 기준을 담당자에게 확인 | 기준과 기간을 표 첫 행에 적고 원자료와 대조 |
| 행사 신청 안내 게시 | 보류 | 신청 링크가 오면 접근 권한을 시험 | 담당자 답변과 재확인 날짜 기록 |
업무 페이지 본문은 아래 네 줄로 시작하면 진행 상태가 말로만 흐르지 않습니다.
- 목표: 무엇이 달라지면 이 업무가 끝나는가?
- 다음 행동: 지금 담당자가 가장 먼저 할 수 있는 한 가지는 무엇인가?
- 완료 확인: 링크 열기, 합계 대조, 승인 댓글처럼 끝났다고 판단할 근거는 무엇인가?
- 참고 자료·막힘: 원본 문서와 선행 답변을 연결하고, 다른 사람의 회신을 기다리는 중이면 누가 언제 확인할지 적습니다.
업무 제목만 채운 뒤 다음 사람에게 넘기면 요청자와 담당자가 결과 기준을 다르게 이해할 수 있습니다. 페이지 본문에 회의록 전체를 복사하기보다 결정을 바꾸는 근거와 원본 링크만 남깁니다.
같은 업무 DB에서 상태 보드와 전체 표를 만드세요
- 업무 DB 위쪽의 보기 추가(+)를 선택하고 Board 보기를 만듭니다. 이름을 “진행 보드”로 지정합니다.
- 보기 설정의 Group에서 상태를 선택합니다. 새 업무를 만들면 할 일 열에, 진행하면 진행 중 열에, 끝나면 완료 열로 이동합니다.
- 카드가 많으면 상태 그룹 안에서 마감일 오름차순으로 정렬합니다. 보드 카드에 모든 속성을 펼치지 말고 업무명·담당자·마감일만 표시합니다.
- 기존 표 보기를 “전체 목록”으로 남겨 두고 담당자·마감일·프로젝트 열을 한 번에 수정하거나 비어 있는 항목을 확인합니다.
- 업무 항목을 카드로 보이게 하거나 표로 보이게 바꾸어도 별도 데이터가 생기는 것이 아닙니다. 두 보기는 같은 DB 페이지를 다른 방식으로 표시합니다.
완료 열이나 아직 한 건도 없는 상태 열이 안 보이면 보기 설정의 Group에서 빈 그룹 숨김 여부를 확인합니다. 현재 작업을 빠르게 훑을 때는 보드, 담당자·날짜·누락값을 정리할 때는 표가 편합니다.
내 업무·기한 경과·담당자 없는 업무 보기를 저장하세요
보기마다 레이아웃, 필터, 정렬, 표시할 속성을 따로 둘 수 있습니다. 아래 세 가지를 만들면 팀 전체 작업표를 매번 수동으로 걸러내지 않아도 됩니다.
| 보기 이름 | 필터 조건 | 정렬·확인 방법 |
|---|---|---|
| 내 할 일 | 담당자에 Me 포함 AND 상태가 완료가 아님 | 마감일 빠른 순. 개인마다 현재 로그인한 사용자가 보이도록 담당자를 이름 대신 Me로 설정합니다. |
| 오늘·기한 지남 | 마감일이 오늘 또는 이전 AND 상태가 완료가 아님 | 마감일 오름차순. 날짜가 없는 요청은 별도 점검 대상에서 확인합니다. |
| 담당자 배정 필요 | 담당자가 비어 있음 AND 상태가 완료가 아님 | 전체 팀 또는 요청 접수 담당자가 정기적으로 확인해 책임자를 지정합니다. |
각 보기는 DB 위쪽의 +에서 List나 Table로 추가한 뒤 보기 설정에서 필터와 정렬을 지정합니다. AND 조건은 “마감일이 지났고 아직 완료되지 않은 항목”처럼 두 조건을 모두 충족하는 항목만 남깁니다. 내 할 일은 Notion 공식 Projects & Tasks 안내가 설명하는 것처럼 사람 이름 대신 Me를 선택하면 현재 보는 사람을 기준으로 바뀝니다.
보기를 팀 기본 화면으로 같이 쓸지, 특정 구성원만 쓰는 개인 화면으로 둘지도 확인하세요. 필터 추가 메뉴에 “모든 사람에게 저장” 선택이 있다면 공유 보기에서 모두가 같은 조건을 보게 할지 결정합니다. 보기에서 열을 숨기는 것은 정리 방식일 뿐 원본 속성이나 데이터 자체가 삭제되는 게 아닙니다.
권장 검산: 테스트 업무 하나를 “미완료 + 오늘 마감 + 나에게 배정”으로 설정합니다. 세 조건을 만족하는 경우에만 각 보기에 나타나는지 확인한 뒤 상태를 완료로 바꾸고 기한 경과 보기에서 빠지는지도 시험합니다.
접수·매일 확인·주간 정리 규칙을 정합니다
업무 표는 새 행을 만드는 것보다 빈 칸을 정리하고 멈춘 일을 다시 움직이는 규칙이 중요합니다.
- 요청 접수: 채팅에서 결정된 업무를 표 한 곳에 등록합니다. 제목은 결과물 중심으로 적고 담당자나 날짜가 미정이면 이유를 기록합니다.
- 배정: 한 업무의 최종 책임자를 하나 지정합니다. 여러 명을 담당자로 넣어도 결정 책임이 사라질 수 있으므로 검토자·협력자는 페이지 본문에 구분합니다.
- 매일 시작: “내 할 일”에서 오늘 할 수 있는 항목과 회신 대기 항목을 나눕니다. 막힌 항목은 누가 답해야 하는지, 다음 확인 날짜가 언제인지 기록합니다.
- 상태 이동: 실제 작업을 시작할 때 진행 중으로 바꾸고, 결과물을 링크하거나 완료 기준을 확인한 뒤 완료로 바꿉니다. 완료 여부만 메신저에 남기지 않습니다.
- 주간 점검: 담당자 없는 업무, 오늘·기한 지남 목록, 보류 중인데 다음 확인 날짜가 없는 업무를 봅니다. 끝난 항목은 삭제하기보다 완료 상태로 남겨 결정·결과 이력을 찾을 수 있게 합니다.
매일 팀 전체가 모든 행을 여는 대신 담당자는 자기 목록을 보고, 진행 책임자는 주간 점검에서 누락·막힘만 모으면 관리 시간이 줄어듭니다. Notion 기능을 늘리기 전에 2주 정도 이 규칙을 써 보고, 실제로 매번 확인하는 정보만 속성으로 추가하세요.
프로젝트가 늘면 Relation으로 단계적으로 확장합니다
업무 DB의 프로젝트 선택값이 단순 분류를 넘어 프로젝트 책임자·상태·시작일·목표 일정과 연결돼야 할 때 프로젝트 DB를 분리합니다. 가장 쉬운 경로는 Notion 템플릿에서 Projects & Tasks를 시작하고 샘플 속성과 보기를 실제 업무에 맞게 정리하는 것입니다.
- Projects DB에는 프로젝트 이름, 책임자, 프로젝트 상태, 시작일·마감일처럼 업무 목록과 별도로 유지해야 하는 값만 둡니다.
- Tasks DB에는 업무명, 담당자, 상태, 마감일을 둡니다.
- Tasks에 Relation 속성을 추가해 Projects DB를 연결합니다. 프로젝트 DB에서도 관련 업무 목록을 보고 싶으면 양방향 관계를 켭니다. 일반적으로 업무 하나가 한 프로젝트에만 속한다면 관계 페이지 수를 1개로 제한하세요.
- 한 프로젝트 화면에서 관련 업무를 필터링한 연결 보기(Linked view)를 사용하고, 담당자별 내 할 일은 업무 DB의 Me 보기에 둡니다.
- 완료 업무 비율을 보여 주고 싶다면 Rollup을 추가할 수 있습니다. 다만 업무 건수로 계산한 완료 비율은 짧은 업무와 긴 업무를 같은 한 건으로 셉니다. 실제 프로젝트 진척률로 보고하려면 큰 산출물·마일스톤을 따로 두거나 가중치를 정하고, 계산 방식이 화면에 보이게 합니다.
한 DB로 충분한데 두 DB, Relation, Rollup, Formula, 자동화까지 한꺼번에 추가하면 표를 갱신하는 비용만 늘어납니다. 업무를 찾거나 프로젝트별 결과를 보는 데 실제로 불편이 생겼을 때 기능을 하나씩 보태세요.
담당자 알림과 데이터 공유 범위는 따로 점검하세요
마감일 속성에 날짜를 입력했다고 알림이 자동으로 설정되는 것은 아닙니다. 특정 시각에 알림이 필요하면 날짜 속성을 열고 해당 업무에 Reminder를 직접 지정하세요. Notion은 날짜 속성에서 미리 알림 시각을 고르고 알림을 설정하는 절차를 안내합니다. 알림을 못 받으면 업무 페이지의 공유 권한과 알림 설정, 휴대전화·데스크톱의 Notion 알림 허용도 각각 확인합니다.
필터로 “내 업무”만 보이게 했다고 다른 사람에게 나머지 행이 비공개가 되는 것은 아닙니다. 데이터베이스가 놓인 상위 페이지와 Teamspace 권한, 페이지의 Share 설정을 검토하세요. 고객 정보나 인사 내용을 함께 관리한다면 넓게 공유된 팀 영역에 넣지 말고, 필요한 사람에게만 권한이 있는 위치를 사용합니다. 보기 필터와 속성 숨김은 접근 제한 설정을 대신하지 않습니다.
보드나 필터 화면에서 항목이 사라졌을 때
| 증상 | 확인할 곳 | 조치 |
|---|---|---|
| 완료나 보류 열이 보이지 않음 | 보기 설정 → Group → 빈 그룹 숨기기 | 필요한 상태 열이 숨겨졌는지 확인하고 빈 그룹 숨기기를 끕니다. |
| 내 할 일에 다른 사람 업무도 보임 | 담당자 필터 값 | 개인 이름 대신 현재 사용자를 가리키는 Me로 바꾸고 담당자 속성이 실제 Person 유형인지 확인합니다. |
| 기한 경과 보기에 완료 업무가 남음 | 두 필터가 모두 있는지, AND/OR 연결 | 마감일 오늘 이전과 상태 미완료를 AND로 묶습니다. 완료 항목의 상태 값도 검사합니다. |
| 보드에서 옮겼는데 표 값이 그대로임 | 보드가 상태 속성으로 그룹화됐는지 | 상태로 묶인 보드에서 카드를 옮겼는지 확인하세요. 두 보기는 같은 원본 DB를 보므로 상태 변경은 표에도 반영됩니다. |
| 날짜가 있는데 알림이 오지 않음 | 날짜 속성의 Reminder 설정 | 날짜 입력과 알림은 별개입니다. 해당 항목의 날짜 메뉴에서 알림 시간을 저장했는지 확인합니다. |
| 필터 화면만 공유했는데 다른 행이 걱정됨 | 상위 페이지·DB·Teamspace의 Share 권한 | 필터를 보안 장치로 보지 말고 접근할 사람 계정으로 열어 실제 데이터베이스 권한을 점검합니다. |
자주 묻는 질문
Notion에서 업무 보드 하나만 만들면 표는 없어도 되나요?
보드는 상태 변화와 진행 중 업무를 훑을 때 좋습니다. 담당자·날짜·빈 값 여러 개를 한꺼번에 고칠 때는 표 보기가 빠르므로 둘 다 유지해 같은 DB를 오가며 쓰세요.
업무 하나에 담당자를 여러 명 넣어도 되나요?
Notion Person 속성은 여러 사람을 넣을 수 있지만 최종 결과를 결정할 책임자가 흐려질 수 있습니다. 실무 규칙으로 책임자 한 명을 정하고 나머지는 검토자·협력자로 분리하는 편이 안전합니다.
기한 알림을 자동으로 보내려면요?
먼저 날짜 속성에서 Reminder를 설정해 원하는 알림을 받을 수 있습니다. 날짜만 기록해 둔 것과 알림을 설정한 것은 다릅니다. 반복 작업의 정기 알림은 현재 워크스페이스 기능과 자동화 설정을 확인하세요.
업무 표를 Excel에서 가져올 수 있나요?
가능합니다. 단, Notion CSV 가져오기는 기존 행을 ID로 찾아 갱신하는 동기화가 아닙니다. 새 연습 DB에 먼저 가져와 열 유형과 날짜를 확인하고, 같은 파일을 다시 병합해 중복 행을 만들지 않도록 CSV 가져오기·중복 방지 순서를 따라가세요.
완료한 업무는 삭제해도 되나요?
진행 이력이나 결과 링크가 필요하면 완료 상태로 남겨 두고, 기본 보드나 미완료 목록에서 완료 항목을 필터로 숨기세요. 삭제는 이력이 더는 필요 없음을 확인한 뒤에만 합니다.
Notion·업무도구 실무 안내
Notion 작업별 안내를 함께 보려면 Notion 실무 가이드 허브에서 CSV 반입·업무 보드·반복 템플릿을 고르세요.
Notion 공식 도움말
- Getting started with projects and tasks — 단일 To-do, Projects & Tasks, Projects·Tasks·Sprints 템플릿의 용도, 담당자별 Me 보기, 프로젝트 관계 구조
- Create a database — 데이터베이스 만들기, 속성·보기와 보드 레이아웃
- Database properties — Status·Person·Date·Relation·Rollup 속성 유형
- Views, filters, sorts & groups — 데이터베이스 보기별 레이아웃, 필터, 정렬, 그룹과 빈 그룹 설정
- Relations & rollups — 데이터베이스 관계, 한 페이지로 관계 제한, Rollup 집계 설정
- Set reminders — 날짜 속성에 알림 시각을 설정하는 방법
- Sharing & permissions — 페이지·Teamspace 공유, 상속 권한, 데이터베이스 접근 범위