공유 시트에서 한 사람만 따로 정렬·필터하고 싶다면 기본 ‘필터’ 대신 ‘필터 보기’를 만드세요. 기본 필터는 시트의 공통 보기라 한 사람이 바꾸면 다른 편집자 화면에도 영향을 줄 수 있습니다. 컴퓨터에서 데이터 → 필터 보기 만들기를 누르고 조건을 설정한 뒤 보기 이름을 저장하면, 동료가 다른 필터 보기를 쓰는 동안에도 각자 다른 행을 볼 수 있습니다. 보기 권한만 있는 사용자는 임시 보기로만 필터링할 수 있어 이름 있는 보기를 저장할 수 없고, 모바일에서는 필터 보기를 사용할 수 없습니다.
공통 화면을 바꿀지, 내 작업용으로 따로 볼지 결정
Google Sheets에는 화면에 보이는 행과 정렬을 다루는 기본 필터와 필터 보기가 있습니다. 메뉴에 둘 다 ‘필터’라는 말이 있어도 적용 대상이 다릅니다. 보고서 첫 화면에서 모든 사람이 같은 조건을 봐야 하는지, 각자 필요한 조건을 따로 적용해야 하는지를 먼저 정하세요.
| 업무 상황 | 선택 | 동료가 보는 화면 |
|---|---|---|
| 회의에서 모두가 같은 진행 상태만 보도록 표를 맞춤 | 기본 필터 | 하나의 공통 조건·정렬을 함께 사용 |
| 담당자마다 자기 업무만 보면서 행을 정렬 | 필터 보기 | 각자가 활성화한 보기에 따라 서로 다른 행을 볼 수 있음 |
| 보고서에 매번 쓰는 ‘이번 주 지연 건’ 화면을 제공 | 이름을 붙인 필터 보기 | 저장된 보기 목록이나 해당 보기 링크에서 같은 조건을 선택 |
| 보기 권한 사용자가 잠깐 조건으로 좁혀서 읽음 | 임시 필터 보기 | 그 사용자에게만 적용되며 이름을 붙여 저장할 수 없음 |
| 특정 사람에게 민감한 행을 보이지 않게 해야 함 | 공유 권한을 조정하거나 파일을 분리 | 필터는 행을 화면에서 감출 뿐, 접근 권한을 제한하지 않음 |
Google의 개발자 문서는 기본 필터를 모든 사용자의 기본 화면으로 설명하고, 필터 보기는 보기를 사용하는 사람에게만 보이며 저장된 이름으로 다시 열 수 있다고 구분합니다. 필터 보기를 여러 개 만들어 둘 수 있지만 한 사용자가 동시에 적용할 수 있는 필터 보기는 하나입니다. 같은 표 범위에 기본 필터와 필터 보기를 동시에 적용할 수는 없습니다.
예시 업무 표에 ‘내 담당’과 ‘이번 주 지연’ 보기 만들기
아래 표는 기능 설명을 위한 가상 데이터 구조입니다. 주문이나 작업표에 이미 조건부 서식·드롭다운이 있어도 필터 보기는 화면에서 데이터를 좁히는 별도 기능입니다.
| 작업 ID | 담당자 | 상태 | 마감일 |
|---|---|---|---|
| T-101 | 민지 | 진행 | 10월 7일 |
| T-102 | 도윤 | 검토 | 10월 5일 |
| T-103 | 민지 | 대기 | 10월 9일 |
- 컴퓨터 브라우저에서 Google Sheets 파일을 엽니다. 표의 제목 행과 전체 열이 같은 표 범위 안에 있고, 각 열 머리글에 이름이 있는지 확인합니다.
- 표 안의 셀을 선택한 뒤 데이터 → 필터 보기 만들기를 누릅니다. 화면에 보이는 필터 보기 경계가 의도한 제목 행·데이터 열을 감싸는지 확인합니다. 빈 행·빈 열·메모 열까지 포함되었다면 먼저 선택 범위를 다시 정리하세요.
- 화면 왼쪽 위에서 기본 이름 대신
담당자_민지처럼 누가 어떤 기준으로 쓸지 알 수 있는 이름을 입력합니다. 이름에는 개인정보나 외부에 보이면 안 되는 값을 넣지 않습니다. - 담당자 열의 필터 버튼을 열어 값으로 필터링에서 민지만 남깁니다. 마감 임박 업무 보기를 만들 땐 날짜 조건을 선택하고 상태 열의 조건도 별도로 설정합니다.
- 오른쪽 위의 보기 저장을 누르고 저장을 선택합니다. 변경 사항이 저장됐는지 보기 이름과 조건을 다시 확인합니다.
- 상단 오른쪽의 닫기(X)를 눌러 기본 화면으로 돌아옵니다. 다른 보기로 전환하려면 데이터 → 보기 변경에서 저장한 이름을 선택합니다.
보기마다 하나의 업무 질문에 답하도록 이름을 정하면 목록이 커져도 찾기 쉽습니다. 예: 민지_미완료, 전체_이번주마감, 검토자용_승인대기. 여러 조건을 적용할 때는 각 열에서 필터 조건을 따로 걸고, 예상하는 행만 남았는지 오른쪽 아래의 표시 행 수와 표 내용을 대조합니다.
저장된 보기 이름·조건을 고치고 동료에게 링크 보내기
필터 보기는 저장 후에도 변경 조건이 자동 저장될 수 있으므로, 이름이 붙은 공유 보기의 조건을 고치기 전에 그 보기를 다른 동료도 사용 중인지 고려합니다. 개인용으로 관리하려는 조건이면 기존 팀 보기를 바꾸기보다 복제하거나 새 필터 보기를 만들어 이름에 사용자를 표시하세요.
- 기존 보기 열기: 데이터 → 보기 변경에서 고칠 이름을 선택합니다.
- 이름 변경: 보기 안에서 좌측 상단 이름을 눌러 새 이름을 쓰고 Enter를 누릅니다.
- 조건 수정: 열의 필터 버튼에서 필요한 항목을 바꿉니다. 저장된 보기는 변경이 자동 저장될 수 있으므로, 다른 사용자가 기대하는 기존 조건을 바꾸는 것인지 먼저 확인하세요.
- 기존 조건을 보존: 오른쪽 위 추가 옵션에서 보기 복제를 선택한 뒤 복사본 이름을 붙이고 조건을 바꿉니다. 현재 버전의 화면에서 복제 메뉴가 보이지 않으면 보기 목록의 옵션 메뉴를 확인합니다.
- 링크 복사: 공유하려는 필터 보기를 적용한 상태에서 브라우저 주소창 URL을 복사합니다. 이메일·업무 문서에 붙이기 전에 링크에 해당 보기가 유지되는지 컴퓨터 브라우저에서 다시 열어 봅니다.
필터 보기 링크는 파일 접근 권한을 새로 주지 않습니다. 받는 사람이 파일을 열 수 있어야 하고, 조직 정책에 따라 로그인 계정이 필요할 수 있습니다. 외부로 보내기 전에는 링크에 업무용 시트의 제목과 필터 기준이 드러나도 되는지 확인하세요. 파일 권한이 필요하다면 링크를 누구나 열 수 있도록 공개하는 대신 소유자에게 허용된 공유 권한을 요청합니다.
보기 권한 사용자와 휴대전화에는 다른 절차가 필요
저장된 이름 있는 보기를 만들어 다른 사람과 공유하려면 파일 편집 권한이 필요합니다. 보기 권한 사용자는 컴퓨터에서 임시 필터 보기로 정렬·필터를 시험할 수 있지만, 그 사용자만 쓸 수 있고 저장되지 않습니다. 임시 보기를 만들었다면 파일이 바뀌었다고 오해하지 않도록 제목 표시줄에 ‘임시 보기’가 표시되는지 확인합니다.
Google 공식 도움말은 필터 보기를 데스크톱에서만 사용할 수 있다고 안내합니다. Android와 iPhone/iPad 앱에서는 기본 필터를 만들거나 적용할 수 있지만, 데스크톱의 이름 있는 필터 보기 절차와는 다릅니다. 모바일에서 공동 작업 중인 시트의 기본 필터를 바꾸면 다른 사용자가 보는 공통 화면에 영향이 갈 수 있으므로, 개인별 필터가 필요한 경우 컴퓨터 브라우저에서 필터 보기를 설정합니다.
보기 권한 사용자가 할 수 있는 일: 데이터를 임시 보기에서 좁혀 보고 정렬할 수 있습니다. 그 임시 조건을 이름 있는 팀 보기로 저장하거나 수정할 수는 없습니다. 동료들에게 반복적으로 같은 조건을 제공해야 한다면 소유자·편집자가 미리 저장하고 링크를 공유하세요.
동료가 행을 못 보거나 필터를 바꾼 뒤 화면이 달라졌을 때
| 증상 | 확인할 것 | 해결 |
|---|---|---|
| 한 사람이 필터를 바꾼 뒤 모두에게 같은 행만 보임 | 데이터 메뉴에서 기본 필터를 사용 중인지 | 공통 기본 필터가 필요하지 않다면 필터를 해제하고, 각자 볼 저장 필터 보기로 전환 |
| 상태가 다른데 팀원마다 서로 다른 행이 보임 | 각 사용자의 활성 필터 보기와 조건 | 데이터 → 보기 변경에서 활성 보기 이름 확인. 상단의 닫기(X)를 눌러 기본 화면으로 돌아가기 |
| 보기 권한 동료가 필터를 만든 뒤 다시 찾을 수 없음 | 임시 보기인지, 저장 권한이 있는 편집자인지 | 보기 권한 임시 보기는 저장되지 않음. 편집 권한이 있는 담당자가 팀 보기로 만들거나, 사용자가 다시 임시 보기를 적용 |
| 필터 목록에 새 행이나 새 항목이 빠짐 | 필터 보기의 범위·머리글과 새 데이터 행 위치 | 전체 표가 보기 범위에 들어 있는지 확인하고, 제외된 데이터가 있다면 전체 범위를 포함하는 새 보기를 만들어 시험 |
| 모바일에서 필터 보기 메뉴가 없음 | 현재 Google Sheets 모바일 앱인지 | 필터 보기는 데스크톱 전용. 필요한 저장 보기는 컴퓨터 브라우저에서 열어 사용 |
| 필터 보기 링크를 동료가 열 수 없음 | 파일의 공유 대상·로그인 계정·조직 정책 | 필터 보기 링크와 파일 권한은 별개. 올바른 계정에서 열 수 있도록 파일 소유자가 최소 권한을 부여 |
필터가 걸렸을 때 화면에 없는 행이 삭제된 것은 아닙니다. 상단에서 활성 보기 이름과 조건을 확인하고, 기본 화면 또는 전체 데이터를 선택해 표시가 돌아오는지 확인하세요. 여러 보기를 하나씩 바꾸어도 누락 행을 찾지 못하면 필터 범위가 표 전체를 포함하는지 점검합니다. 필터를 지우는 것이 원본 데이터를 지우는 것과 같은 작업은 아니지만, 열의 값 자체를 편집·삭제하지 않도록 헤더와 행 선택을 확인하세요.
필터 보기는 보안 기능이 아니며 수식 참조도 따로 확인
필터 보기와 기본 필터는 행을 표시하거나 정렬하는 방식입니다. 파일에 접근할 수 있는 사람이 볼 수 있는 정보 자체를 제한하는 권한 기능이 아니며, 데이터 값을 바꾸거나 삭제하지도 않습니다. 민감한 급여·인사·고객 자료를 특정 사용자에게 숨겨야 한다면 보기 이름이나 필터 링크로 해결하지 말고 파일 공유 권한, 분리된 파일, 조직 보안 기준을 사용하세요.
정렬 전에 수식도 확인합니다. Google의 공식 개발자 안내는 필터로 정렬해도 범위 내부 셀을 단순 참조하는 수식은 원래 셀 주소를 계속 참조할 수 있다고 설명합니다. 예를 들어 =B2가 필터 범위의 B2를 가리키고 있을 때 정렬 후에도 그 참조가 바뀌지 않을 수 있습니다. 표를 정렬한 뒤 행별 계산이 같은 레코드에 붙어 있는지 확인하고, 주요 합계·계산 결과를 정렬 전후로 대조하세요.
- 표 제목 행과 전체 데이터 열을 포함하는 범위인지 확인합니다.
- 공통 필터를 사용할지, 이름 있는 사용자별 보기를 제공할지 팀과 정합니다.
- 저장 보기 이름에 조건과 용도를 적고, 실제 결과 행을 확인한 뒤 저장합니다.
- 공유 링크를 컴퓨터 브라우저에서 테스트하고 대상자의 파일 접근 권한을 확인합니다.
- 모바일 입력자와 보기 권한 사용자는 별도 흐름으로 안내합니다.
- 정렬 뒤에는 수식 참조와 결과값이 레코드에 맞는지 다시 검산합니다.
드롭다운으로 입력 상태를 통일하려면 Google Sheets 드롭다운·목록 원본 설정을, 계산 셀을 덮어쓰지 않게 보호하려면 수식 셀 보호와 입력 칸 설정을 참고하세요. 필터와 정렬은 값 입력 규칙이나 셀 보호를 대신하지 않습니다.
자주 묻는 질문
필터 보기와 기본 필터 중 무엇이 더 좋은가요?
팀 모두가 같은 결과를 봐야 할 때는 기본 필터를 씁니다. 각 사용자가 다른 조건으로 독립적으로 보고, 저장된 관점을 반복해서 쓰려면 필터 보기를 사용하세요.
여러 사용자가 동시에 서로 다른 필터 보기를 쓸 수 있나요?
가능합니다. 필터 보기에서 각자 고른 조건은 해당 보기를 사용하는 사용자의 화면에 적용됩니다. 저장된 여러 보기 중 한 사용자에게 동시에 적용할 수 있는 것은 하나입니다.
보기 권한을 받은 사람도 자기 필터를 저장할 수 있나요?
아니요. Google 공식 도움말은 보기 권한만 있는 사용자의 필터 보기는 임시이며 저장되지 않는다고 설명합니다. 반복 사용할 팀 보기를 만들려면 편집 권한이 있는 사람이 저장해야 합니다.
필터 보기를 만들어 숨긴 행은 다른 사람이 볼 수 없나요?
아닙니다. 필터 보기는 표시와 정렬을 위한 기능이지 정보 접근 통제가 아닙니다. 누가 어떤 데이터를 볼 수 있는지는 Google Drive의 파일 공유 권한과 조직 정책에서 정해야 합니다.
필터 보기 메뉴가 휴대전화에서 안 보여요.
Google 도움말 기준 필터 보기는 데스크톱에서 사용할 수 있습니다. 휴대전화 앱의 기본 필터와 저장된 필터 보기를 같은 기능으로 보지 마세요. 팀별 저장 화면이 필요하면 컴퓨터에서 만듭니다.
미완료 업무를 담당자별로 따로 보려면 체크박스 업무표 예제에서 저장 필터 보기와 기본 필터를 구분하세요.
Google 공식 자료
- Google 고객센터: 데이터 정렬 및 필터링 — 컴퓨터 — 기본 필터와 필터 보기 생성, 저장, 이름 변경, 보기 권한 사용자 임시 보기, 모바일 제한
- Google 고객센터: 데이터 정렬 및 필터링 — Android — Sheets 앱 기본 필터 메뉴와 필터 보기 데스크톱 한계
- Google 고객센터: 데이터 정렬 및 필터링 — iPhone·iPad — 모바일 기본 필터 사용과 데스크톱 필터 보기 안내
- Google for Developers: Apply filters to your Google Sheets data — 기본 필터와 필터 보기의 사용자 범위·저장 특성 비교
- Google for Developers: Manage data visibility with filters — 필터는 값을 바꾸지 않고, 여러 필터 보기·보기별 링크와 수식 참조를 설명