누군가 내 기존 Gmail 받은편지함을 대신 확인하고 답장하게 하려면 메일 위임을 사용합니다. 컴퓨터 Gmail의 설정에서 상대를 대리인으로 추가하면 됩니다. 위임자는 메일을 읽고 보내고 삭제할 수 있으므로 계정 비밀번호 자체를 알려주는 것과는 다르지만 권한은 넓습니다. 여러 사람이 support@ 문의를 나눠 맡고 완료 상태까지 추적해야 한다면 Google Groups의 Collaborative Inbox가 더 맞습니다.
먼저 내 메일함인지 팀 주소인지 결정합니다
“같이 메일을 본다”는 말은 계정 대리, 새 메일 전달, 팀 공용 주소처럼 서로 다른 설정을 뜻할 수 있습니다. 잘못 고르면 필요한 사람이 오래된 대화나 보낸 편지함을 못 보거나, 반대로 실제 업무보다 넓은 개인 메일 권한을 받을 수 있습니다.
| 원하는 결과 | 맞는 방식 | 알아둘 점 |
|---|---|---|
| 비서가 내 개인 받은편지함을 확인하고 내 이름으로 메일에 답장한다 | Gmail 대리인 위임 | 기존 메일함의 읽기·보내기·삭제 권한을 준다. 비밀번호를 알려줄 필요는 없다. |
| 신규 메일을 다른 주소에도 보내어 휴가 중 대신 확인한다 | 자동 전달 | 새로 들어오는 메일의 사본을 보낸다. 담당 지정·완료 상태가 있는 공동 작업함은 아니다. |
| 고객 문의를 여러 명이 나누고 누가 처리 중인지 표시한다 | Google Groups Collaborative Inbox | 팀 그룹 주소로 받은 대화를 맡기·배정·완료 처리한다. 개인 Gmail의 과거 메일 전체를 대리하는 기능과 다르다. |
| 내 계정의 다른 주소나 별칭으로 발신한다 | 보내는 사람 주소 설정 또는 조직 별칭 | 별칭 주소 자체는 별도 Google 계정이 아니므로 그 주소만 따로 위임할 수 없다. |
Google Workspace 관리자 안내는 Gmail의 delegated account와 shared inbox를 같은 계정 위임 방식으로 설명합니다. 반면 Collaborative Inbox는 Google Groups에서 여러 구성원이 대화를 담당자별로 처리하는 기능입니다. 고객센터 문의처럼 책임 배분과 미처리 검색이 필요하면 Groups 방식을 먼저 검토하세요. 단순히 부재중 동안 새 메일을 한 사람에게 복사하려는 경우에는 전달 설정이 더 간단합니다.
Gmail 대리인은 메일을 읽고 보내고 삭제할 수 있습니다
Gmail 대리인은 소유자 계정의 메일을 읽고, 그 계정으로 보내고, 삭제할 수 있습니다. Google Workspace Admin 도움말은 메일 위임 권한을 폴더별로 나누지 않는다고 안내합니다. “받은편지함만 보기” 또는 “삭제는 못 하게 하기”처럼 좁은 권한을 설정하는 기능이 아니므로, 신뢰할 수 있는 필요한 사람에게만 추가해야 합니다.
대리인은 소유자의 Google 계정 비밀번호를 바꾸거나 Gmail 이외의 계정 설정을 관리할 수 없습니다. 다만 여러 메일 폴더에 접근하고 삭제까지 가능하므로 개인 정보나 계약·급여·의료 정보가 섞인 메일함을 맡길 때는 업무 범위를 먼저 확인하세요. 꼭 필요한 신규 문의만 처리하게 하려면 메일 필터 전달이나 팀용 그룹 주소 등 더 좁은 방식을 선택할 수 있습니다.
Google의 현재 도움말은 개인 @gmail.com 계정은 대리인을 최대 10명, 직장·학교 계정은 최대 1,000명까지 추가할 수 있다고 안내합니다. 다만 보통 동시에 접근할 수 있는 인원은 40명이며 자동화/API/브라우저 확장과 사용량에 따라 줄 수 있습니다. 팀 전체 위임을 고려한다면 숫자만 보고 개인 계정 하나를 공동 계정처럼 쓰지 말고 Workspace 관리 정책과 Groups 방식을 함께 확인하세요. 한도는 제품 정책에 따라 변할 수 있으므로 실제 추가 화면의 최신 안내를 우선합니다.
추가 전에 계정 유형과 주소를 확인합니다
- 소유자 계정: 누가 관리 권한을 갖는 Gmail인지 확인합니다. 위임은 대리인이 보유한 메일함을 소유자 계정에 합치는 작업이 아닙니다.
- 대리인 주소: 실제 로그인할 Google 계정 이메일을 받습니다. 별칭이나 오타가 있는 전달 주소를 넣지 않습니다.
- 조직 계정: Google Workspace 직장·학교 계정은 같은 조직 사용자에게만 위임할 수 있고, 관리자가 Mail delegation을 꺼 둔 경우 개인 설정에 버튼이 없습니다.
- 권한 범위: 읽기·발신뿐 아니라 삭제 가능성, 여러 폴더 접근, 발신자가 메일에서 어떻게 보일지 소유자와 대리인이 미리 합의합니다.
- 테스트 계획: 민감하지 않은 테스트 제목으로 수신·답장·보낸편지함 표시를 확인할 시간을 잡습니다. 인수인계 직전에만 설정하지 말고 초대 수락과 관리자 정책 반영 시간을 고려하세요.
Google Workspace에서 그룹 주소를 대리인으로 허용하려면 관리자가 별도 옵션을 켜야 할 수 있습니다. Groups 구성원 전체가 위임 메일함에 접근하는 셈이므로, 계정 소유자는 그룹의 공개 범위·가입 방식·구성원을 확인하고 최소 인원으로 운영하세요.
컴퓨터 브라우저에서 대리인을 추가합니다
대리인 추가는 Gmail 모바일 앱이 아니라 컴퓨터 웹 브라우저의 Gmail에서 합니다. 먼저 계정 소유자가 로그인하고, 보안 확인을 요청하면 본인 인증 절차를 완료합니다.
- Gmail 오른쪽 위의 설정 톱니바퀴를 누르고 모든 설정 보기를 엽니다.
- 계정 및 가져오기 또는 계정 종류에 따라 계정 탭을 선택합니다.
- 계정 액세스 권한 부여 또는 메일 위임 섹션에서 다른 계정 추가를 선택합니다.
- 대리인으로 지정할 사람의 실제 Google 계정 주소를 입력하고 다음 단계로 진행합니다.
- 표시되는 권한 안내와 주소를 다시 확인한 뒤 초대 메일 보내기를 선택합니다.
다음 단계는 소유자 계정에서만 끝나는 것이 아닙니다. 상대가 초대 메일을 열고 확인 링크를 눌러 수락해야 합니다. 초대는 1주일 뒤 만료되며, 설정이 즉시 동작하지 않고 반영에 시간이 걸릴 수 있습니다. 대리인을 추가한 직후 접근할 수 없다고 초대를 여러 번 중복 보내기보다 수락 여부와 주소를 먼저 확인합니다.
대리인은 자기 Gmail에 로그인한 상태에서 초대를 수락합니다
대리인은 자기 계정으로 컴퓨터 Gmail에 로그인하고 소유자가 보낸 위임 초대 메일을 엽니다. 메시지의 확인 링크를 눌러 수락한 뒤 프로필 사진 메뉴를 다시 엽니다. 계정 목록에 위임됨으로 표시된 소유자 계정이 보이면 선택합니다. Gmail은 위임 메일함을 새 브라우저 탭으로 열 수 있습니다.
다른 사람의 받은편지함과 자기 받은편지함을 혼동하지 않도록 열자마자 화면 위의 계정 주소를 확인하세요. 직접 주소를 북마크해 두면 위임 링크가 바뀌어 나중에 열리지 않을 수 있습니다. Google은 Gmail 프로필의 계정 전환 메뉴에서 위임 계정을 여는 방법을 안내합니다. 잠시 대신 확인하는 업무라면 브라우저 탭과 화면 공유를 마친 뒤 본인 계정으로 돌아옵니다.
답장하기 전에 From 표시와 테스트 메일을 확인합니다
위임 계정에서 메일을 보내면 Gmail은 위임된 계정으로 발신합니다. 수신자에게 계정 소유자와 대리인 중 누구의 주소가 표시될지는 Google Workspace 관리자 설정에 따라 달라질 수 있습니다. 일부 조직은 소유자와 보낸 대리인 주소를 함께 표시하고, 일부는 소유자 주소만 표시합니다. 업무 투명성 규칙에 따라 어떤 표시를 쓸지 관리자와 확인하세요.
실무에서는 민감하지 않은 사내 테스트 주소에 제목 앞에 “[위임 테스트]”를 붙여 한 통 보냅니다. 다음을 순서대로 확인합니다.
- 소유자 받은편지함에서 새 메일이 보이고, 담당자가 열었을 때 읽음 상태가 어떻게 바뀌는지 확인합니다.
- 대리인이 답장을 보낸 뒤 수신자에게 보이는 보낸사람 이름과 이메일 주소를 점검합니다.
- 보낸 메일이 소유자의 보낸편지함과 대리인의 기록에서 어떻게 보이는지 확인하고, 팀 내부 기록 규칙을 정합니다.
- 삭제·보관을 실제 고객 메일에서 시험하지 말고 테스트 대화에서만 동작을 확인합니다.
위임 권한에는 삭제가 포함됩니다. “읽고 답장만”을 원해도 삭제 권한만 따로 뺄 수 있다고 가정하지 마세요. 대리인이 Drive 첨부 파일을 추가하거나 Google 계정 설정을 관리하는 등 일부 비메일 기능도 제한됩니다. 메일 읽기와 발신만 필요한 업무에 계정 암호를 알려주거나 공유 기기에 로그인 상태를 남겨두지 않습니다.
같은 설정 화면에서 대리인 접근을 회수합니다
대행 기간이 끝나거나 담당자가 바뀌면 소유자 계정으로 Gmail 웹 설정을 열고, 계정 및 가져오기 또는 계정 탭의 메일 위임 섹션으로 갑니다. 현재 등록된 사람 오른쪽의 삭제를 눌러 대리인을 제거합니다. 보낸 사람만 알고 있다고 접근 권한이 자동으로 끝나지는 않으므로 계약 종료·부서 이동 체크리스트에 위임 회수를 넣습니다.
대리인을 Google Group으로 등록한 Workspace 계정은 두 곳을 살펴야 합니다. 계정의 위임 목록에서 그룹 자체를 뺄지, 해당 사람을 그룹에서 제거할지 소유자와 그룹 관리자에게 확인합니다. 그룹 구성원 변경은 다른 서비스 접근에도 영향을 줄 수 있으므로 그룹을 없애지 말고 현재 대리자 한 명의 멤버십만 검토합니다.
Google은 소유자 계정 암호가 만료돼도 대리인이 계속 접근할 수 있는 경우를 안내합니다. 비밀번호 재설정만으로 위임이 모두 철회됐다고 단정하지 말고 대리인 목록에서 권한을 제거했는지 확인합니다. 조직에서 관리자가 추가한 대리인이 의심되면 개인 설정만 보지 말고 관리자에게 어떤 위임 경로가 적용됐는지 확인합니다.
Workspace 관리자는 조직 단위별로 위임을 허용합니다
직장·학교용 Google Workspace에서는 Gmail 관리자가 기능을 켜야 사용자가 대리인을 추가할 수 있습니다. 관리자는 Google Admin 콘솔에서 앱 → Google Workspace → Gmail → 사용자 설정 → 메일 위임으로 이동합니다. 필요한 상위 조직 또는 부서를 선택한 뒤 “사용자가 조직 내 다른 사용자에게 메일함 액세스를 위임하도록 허용” 설정을 확인하고 저장합니다. 이 화면은 Gmail 설정 관리자 권한이 있어야 열립니다.
조직의 사용자 발신 표시 옵션도 함께 봅니다. 관리자는 메시지에 메일함 소유자와 대리인 주소를 모두 넣거나 소유자만 보이게 기본값을 정할 수 있고, 설정에 따라 사용자의 선택을 허용할 수 있습니다. 사용자에게 임의로 바꿀 수 있다고 안내하기 전에 실제 조직 기본값을 확인합니다.
Google Group을 대리인으로 추가할 수 있게 하려면 그룹 위임 허용 옵션이 필요할 수 있습니다. Google Workspace 관리자 문서는 이 옵션을 위임 계정의 조직 단위와 각 Group 구성원 조직 단위에서 모두 확인하라고 안내합니다. 한쪽 OU에서 꺼져 있으면 일부 구성원이 위임 계정에 접근하지 못할 수 있습니다.
관리자가 전체 위임을 끄면 관계가 삭제되는 게 아니라 작동하지 않게 됩니다. 나중에 다시 켰을 때 이전 위임 관계가 다시 활성화될 수 있으므로, “기능 끄기”를 퇴사자 한 명의 권한 회수로 사용하지 마세요. 개별 사용자의 위임 관계를 제거하고 정책 전체를 변경할 때는 별도 검토합니다.
문의 팀은 Collaborative Inbox에서 대화를 나눠 맡습니다
영업·지원 팀의 공용 주소로 들어온 문의를 누가 처리하는지 관리하려면 Google Groups의 Collaborative Inbox를 검토합니다. 그룹 주소를 만들거나 기존 그룹을 사용하고, 구성원을 초대한 뒤 그룹 설정에서 Collaborative Inbox 기능을 켭니다. 그룹 대화 기록을 먼저 활성화해야 기능을 사용할 수 있고, 회사·학교 계정에서 Google Groups가 없으면 관리자에게 Groups for Business 설정을 문의합니다.
그룹 소유자나 관리자는 다음 권한을 확인합니다.
| 할 일 | 필요한 권한 |
|---|---|
| 대화를 맡거나 다른 구성원에게 배정·해제하고 완료 표시 | Who can moderate metadata |
| 중복 또는 조치 불필요 표시 | Who can moderate content |
| 그룹 대화 보기·새 문의 게시 | Who can view conversations / Who can post 설정 |
권한을 다 준 다음 실제 업무 흐름을 작은 테스트 대화로 확인합니다. 그룹 외부의 누가 문의를 보낼 수 있는지, 구성원 누가 대화를 맡고 상태를 바꿀 수 있는지, 공개 검색이나 가입 요청을 허용하는지 확인하세요. 고객 메시지를 여러 명의 개인 메일함으로 계속 전달하는 대신 담당자 배정과 미처리 대화 필터를 쓸 수 있습니다. 대화가 완료 처리돼도 그룹에서 바로 삭제하지 말고 운영 기록 보존 기준에 맞춥니다.
초대나 받은편지함 접근이 안 되면 이 순서로 봅니다
| 증상 | 확인 | 다음 조치 |
|---|---|---|
| 메일 위임 메뉴가 없음 | 컴퓨터 Gmail인지, Workspace 관리자 기능이 켜졌는지 | 개인 앱이 아닌 브라우저에서 확인하고, 회사 계정은 관리자에게 Mail delegation 설정 문의 |
| 초대 링크가 만료됨 | 초대 발송 후 1주일이 지났는지, 다른 이메일로 보냈는지 | 소유자가 정확한 주소로 다시 초대 |
| 초대를 수락했는데 목록에 안 뜸 | 초대 메일의 계정과 현재 로그인 계정이 같은지 | 맞는 계정으로 로그인하고 프로필 메뉴 새로 열기; 반영 시간 기다리기 |
| 조직 계정의 동료를 추가할 수 없음 | 대리인이 같은 Workspace 조직의 계정인지, 관리자 정책이 켜져 있는지 | 조직 외부 계정 대신 내부 계정을 사용하거나 Workspace 관리자에게 정책 문의 |
| 등록하지 않은 대리인이 보임 | 개인 설정뿐 아니라 조직 관리자 위임도 있는지 | 개인 계정은 비밀번호를 즉시 바꾸고 해당 대리인을 제거; Workspace는 관리자를 통해 누가 추가했는지 점검 |
| 공동 문의를 배정할 수 없음 | Groups 대화 기록, Collaborative Inbox 기능, 메타데이터 권한 | 그룹 소유자·관리자가 각 기능을 허용했는지 확인 |
초대는 한 주 안에 수락해야 합니다. Gmail 도움말은 일반적으로 위임 액세스 반영에 최대 24시간이 걸릴 수 있다고 안내합니다. 그래도 안 되면 보낸 주소가 별칭인지, 계정이 첫 로그인 시 비밀번호 변경을 요구하는지, 그룹 또는 OU 권한에 막혔는지 분기합니다. 브라우저 즐겨찾기 주소가 작동하지 않으면 저장한 북마크를 지우고 자기 Gmail 계정 전환 메뉴에서 다시 엽니다.
업무 인수인계 때 권한과 기록을 함께 종료합니다
- 대행 범위를 적습니다. 누구의 메일함인지, 어떤 기간인지, 읽기·답장·삭제 중 무엇이 필요한지 적습니다.
- 가장 좁은 방식부터 고릅니다. 일부 새 메일의 복사면 전달, 개인 메일함 전체 대리면 delegation, 팀 문의 할당이면 Collaborative Inbox를 비교합니다.
- 소유자와 대리인이 시험합니다. 테스트 메일 발송·답장·표시 주소·보낸편지함 기록을 양쪽 계정에서 확인합니다.
- 대체자 교체 시 옛 접근을 먼저 회수합니다. Gmail 위임 목록과 Google Group 구성원을 각각 검토합니다.
- 예상하지 못한 위임은 보안 문제로 처리합니다. 개인 계정 암호를 바꾸고 대리인을 삭제하며, Workspace 관리자는 관리자 추가 관계와 조직 정책을 확인합니다.
- 업무 기록을 남깁니다. 처리 완료 기준, 고객 메시지 보존, 보낸 사람 표시 방식, 그룹 가입·외부 공개 범위를 문서화합니다.
위임은 계정 암호를 나누지 않고 메일 업무를 맡길 때 편리하지만, 받은편지함의 폭넓은 내용을 공개하고 삭제 권한까지 줍니다. 역할이 끝났을 때 설정 한 군데만 끄고 끝내지 말고 그룹 구성원, 별칭, 자동 전달 규칙도 함께 점검하세요. Gmail 필터로 개인 받은편지함을 정리하거나 템플릿으로 반복 답변을 관리하려는 경우에는 아래 관련 가이드를 참고할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
Gmail 대리인은 내 비밀번호를 알 수 있나요?
정상적인 메일 위임에는 비밀번호 공유가 필요하지 않습니다. 대리인은 위임 받은 메일을 읽고 보내고 삭제할 수 있지만 소유자의 Google 계정 비밀번호를 변경하지 못합니다. 대신 전체 메일함에 접근할 수 있으므로 필요한 사람에게만 초대하고 업무 종료 뒤 제거합니다.
개인 Gmail에서 회사 계정 사람을 대리인으로 추가할 수 있나요?
개인 계정과 Workspace 계정의 정책은 다를 수 있습니다. 직장·학교 계정은 같은 조직 내 사람이나 관리자가 허용한 Group만 추가할 수 있습니다. 조직 외부 협력자에게 권한을 줘야 한다면 전달·그룹·관리자 정책 중 어떤 방식을 지원하는지 확인하세요.
휴대전화 Gmail 앱에서 대리 계정을 열 수 있나요?
대리인 추가는 컴퓨터 웹 Gmail의 설정에서 해야 합니다. 대리 계정 접근과 일부 메일 기능은 모바일 앱에서 제한될 수 있으므로 초대 수락과 업무 시작은 컴퓨터 브라우저를 기준으로 준비하고, 최신 공식 도움말에서 해당 앱 기능을 확인하세요.
Google Groups Collaborative Inbox가 Gmail 대리와 같은 기능인가요?
아닙니다. Gmail 대리는 특정 사용자의 메일함을 대신 관리합니다. Collaborative Inbox는 그룹 주소로 들어온 대화를 구성원이 맡고 다른 사람에게 배정하거나 완료·중복 상태로 관리합니다. 여러 상담원이 문의량을 나눠 처리하는 작업이면 Groups 기능을 검토하세요.
Google 공식 도움말
- Gmail에서 메일 위임·협업하기
- Workspace 관리자가 Gmail 위임 사용 설정하기
- 위임된 사용자 이메일 주소 관리
- Google Groups를 Collaborative Inbox로 설정하기
- 그룹에서 공동 받은편지함 사용하기
- 대화 맡기기·담당 배정하기
- Google Groups 구성원·콘텐츠 권한 설정
- Gmail 메일을 다른 주소로 자동 전달하기
위 문서는 2026년 10월 10일 확인했습니다. Workspace 조직에서 보이는 메뉴와 옵션은 관리자 정책·조직 단위에 따라 달라질 수 있습니다. 한도와 기능은 바뀔 수 있으므로 실제 설정 화면의 최신 공식 안내를 우선 확인하세요.